Devenir agent administratif


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L’agent administratif prend en charge de nombreuses tâches administratives dont la nature pourra dépendre de son employeur. On le retrouve principalement dans la fonction publique mais il peut également travailler dans le secteur privé au service d’entreprises de différents secteurs d’activité. Guide du chemin à suivre pour devenir agent administratif.

L’agent administratif occupe une fonction polyvalente au sein d’une administration publique. On peut le retrouver dans une mairie, une préfecture, au CCAS, dans une école, un collège, un lycée public ou encore dans une CAF (Caisse d’Allocations familiales). Toutefois, certains agents administratifs mettent leurs compétences à contribution dans le secteur privé en prenant en charge la gestion administrative d’une entreprise. Comment devenir agent administratif ? On vous dit tout ce qu’il faut savoir sur cette profession et le cursus à suivre pour pouvoir y accéder.

Les tâches de l’agent administratif

Les missions de l’agent administratif sont fortement liées au secrétariat. Les tâches administratives pourront varier selon le type de structure pour lequel il travaille. Certaines fonctions administratives reviennent régulièrement et ce quel que soit l’employeur. Dans tous les cas, l’agent administratif est souvent amené à travailler avec l’outil informatique et des logiciels bureautiques tels que Word, Excel, Outlook ou encore Powerpoint.

Les missions courantes de l’agent administratif (liste non-exhaustive) :

  • accueil physique et téléphonique
  • constitution et rédaction de dossiers administratifs
  • organisation des réunions et rédaction des comptes-rendus
  • rédaction et tri du courrier
  • gestion des mails : envoi, réponse, transfert des mails aux services concernés..
  • saisie sur logiciels
  • gestion des plannings
  • archivage

L’agent administratif peut aussi se voir confier certaines missions annexes tout aussi importantes, notamment s’il possède une expertise dans un domaine en particulier : comptabilité, droit, ressources humaines, communication, etc.

Les qualités requises pour devenir agent administratif

Pour devenir agent administratif, il est conseillé d’avoir le sens du service public et d’aimer aider les gens en trouvant des solutions adaptées à leurs différentes requêtes. Le sens du relationnel est une qualité essentielle à développer si l’on souhaite occuper ce poste dans une collectivité territoriale ou une entreprise privée. En effet, le contact avec le public est monnaie courante dans ce métier peu sujet à l’isolement social. Aussi, des qualités humaines comme l’écoute, la bienveillance et un caractère avenant ne seront pas de trop pour devenir agent administratif. Une bonne présentation est également requise, l’agent administratif représente l’image d’une administration publique, d’une collectivité territoriale ou d’une entreprise, il doit donc se montrer présentable en toute circonstance et veiller à ne pas négliger son apparence physique ou sa tenue vestimentaire. Outre des compétences relationnelles, le poste d’agent administratif nécessite des compétences rédactionnelles évidentes. Il doit savoir rédiger de manière claire et synthétique, adapter son écriture au type de contenu, le tout sans faire de faute d’orthographe, ce qui pourrait porter atteinte à la crédibilité de l’organisation pour laquelle il travaille. La maîtrise des outils informatiques et des outils bureautiques comme le Pack-Office est fortement recommandée pour pouvoir exercer cette profession. Impossible de se passer des nouvelles technologies quand on est amené à remplir des tâches administratives ! Il est donc important qu’un agent administratif ou un assistant administratif puissent se servir d’un ordinateur en parfaite autonomie afin de profiter de tous les avantages de ce puissant outil de travail et gagner en productivité et en efficacité. 

Études et formation

Pour devenir adjoint administratif dans la fonction publique, il est nécessaire de passer le concours de la fonction publique d’adjoint administratif (Catégorie C). Ce concours est accessible à tous, sans condition d’âge ou de diplôme. Le concours externe est composé de deux épreuves d’admissibilité : une épreuve écrite de compréhension de texte et une épreuve écrite d’exercices courts permettant de jauger les connaissances d’un candidat en Français et Mathématiques. Ces épreuves durent 1h30 chacune. L’épreuve d’admission quant à elle se fait en présence d’un jury et consiste en une mise en situation professionnelle. Au cours de cette épreuve, le candidat se voit attribuer différentes missions représentatifs du métier d’agent administratif (saisie bureautique, classement de dossiers, accueil du public). Elle permet de vérifier les capacités du candidat à occuper ce poste. L’épreuve d’admissibilité dure trente minutes. Des organismes de formation peuvent vous préparer au passage du concours afin d’optimiser vos chances de réussite. Il est aussi possible d’être agent administratif ou employé administratif dans le secteur privé. De nombreuses formations permettent de développer des compétences dans le domaine du secrétariat et la gestion des dossiers administratifs. Un bac+2 est le niveau d’étude recommandé pour devenir agent administratif dans le secteur privé. Parmi les formations existantes on peut principalement mentionner le BTS Assistant de Gestion PME-PMI, le DUT Gestion des Entreprises et des Administrations ainsi que le BTS Support à l’Action Managériale. Que vous souhaitiez devenir agent administratif ou secrétaire administratif dans le secteur public ou le privé, sachez qu’il existe de nombreuses possibilités d’évolutions professionnelles en vue de monter en compétences et de se voir confier davantage de responsabilités que cela soit via le passage d’un concours administratif ou un changement de poste en raison d’une expérience réussie dans une administration.

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